Wer kennt es nicht: Sie wollen eigentlich nur kurz eine E-Mail schreiben, wissen aber nicht, wie der erste Satz lauten soll. Die Anrede mit „Sehr geehrter Herr“ oder „Sehr geehrte Frau …“ ist noch leicht. Aber dann beginnen Sie zu grübeln, denn oft gelesene Floskeln wie „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ oder „Wie besprochen …“ finden Sie nichtssagend und möchten sie gern vermeiden.
Achten Sie mal darauf: Vergehen schon mal zehn Minuten, bis der erste Satz wirklich steht? Keine Panik, damit sind Sie in bester Gesellschaft. So geht es vielen. Natürlich fallen auch Ihnen die passenden Worte eher ein, wenn Sie ausgeschlafen und entspannt sind. Doch wer ist das schon im arbeitsreichen Alltag?
So geht’s
Der erste Satz hängt immer von dem/der Adressat*in der E-Mail ab. Wenn Sie an Familienangehörige und Freund*innen schreiben, ist der Ton weniger förmlich. Anders das klassische Setting im Büroalltag: Sie möchten Ihre Adressat*innen über etwas informieren und im besten Fall bewirken, dass sie oder er eine bestimmte Aktion startet.
- Vermeiden Sie einen Einstieg mit „ich“. Das wirkt unprofessionell.
- Stellen Sie die Adressat*innen in den Vordergrund: „für Sie habe ich …“ oder „über Ihre … „
- Vermeiden Sie den Konjunktiv, zum Beispiel „Könnten Sie bitte …“ oder „Würden Sie …“ Auch wenn diese Satzbausteine höflich klingen, machen Sie es den Adressat*innen damit leichter, Ihr Ansinnen abzulehnen.
- Stellen Sie einen Nutzen für die Adressat*innen in den Vordergrund: „damit Sie ….“ oder „um Ihnen …“
- Setzen Sie ein positives Wort an den Satzanfang: gern, danke, herzlich, gut, schön, …
Jetzt sind Sie dran: Welche Tipps haben Sie umgesetzt und wie war der Effekt?